Privacy Statement Special Lease

1 juli 2019

Special Lease Systems BV (hierna: Special Lease) is onderdeel van Athlon Car Lease Nederland B.V. (hierna: Athlon). Respect voor de privacy is voor Special Lease het uitgangspunt bij al haar activiteiten. Special Lease verwerkt persoonsgegevens van (potentiële) klanten en van contactpersonen van zakelijke relaties (zoals leveranciers en partners). De verwerking van uw persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats in overeenstemming met ons Privacy Statement Special Lease en met de geldende wetgeving op het gebied van gegevensbescherming.

In ons Privacy Statement Special Lease hebben wij voor u op een rij gezet hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Let op: als uw bedrijf persoonsgegevens van medewerkers aan ons doorgeeft, adviseren wij u om uw medewerkers hierover te informeren. U kunt dit Privacy Statement Special Lease aan hen geven of hen verwijzen naar dit Privacy Statement Special Lease op de website van Special Lease (www.speciallease.nl). Uw medewerkers kunnen dan zien hoe wij met hun persoonsgegevens omgaan.

Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:
Special Lease Systems (SLS) BV
p/a Veluwezoom 4
1327 AG Almere

Wat zijn de belangrijkste verwerkingen van Special Lease en welke gegevens leggen wij daarbij van u vast?

Operational Lease (zakelijke lease)

Special Lease biedt aan de zakelijke markt verschillende vormen van operational lease aan.

Wij hebben een contract afgesloten met uw werkgever voor het aanbieden van operational lease. Als u volgens de voorwaarden van dit contract gebruik mag maken van (een vorm van) operational lease, deelt uw werkgever uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres met ons. Zo kunnen wij contact met u kunnen opnemen, u een berekening voor een leaseauto laten maken en u een offerte toesturen. Wanneer u een leaseauto bij Special Lease bestelt, leggen wij ook gegevens met betrekking tot de auto vast (zoals kenteken, type en uitvoering, brandstof, fiscale waarde en bijtellingspercentage).

Gedurende de looptijd van het contract, verwerken wij aanvullende informatie. Die informatie is nodig om uw gebruik van het voertuig te beheren en het dagelijks beheer van het voertuig af te handelen. Deze gegevens kunnen wij delen met uw werkgever (vaak in de vorm van rapportages).

Rental

Special Lease biedt aan de zakelijke markt ook Rental aan. Special Lease kan met uw werkgever hierover een contract hebben afgesloten. Als u volgens de voorwaarden van dit contract gebruik wilt maken van Rental en u bent geen leaserijder van Special Lease, dan deelt uw werkgever uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres met ons. Zo kunnen wij contact met u opnemen en u van een passende Rental auto voorzien. Soms hebben wij geen passende Rental auto op voorraad. In dat geval schakelen wij een extern verhuurbedrijf in en delen wij uw naam, telefoonnummer en het door u gewenste oplever- en/of ophaaladres met dat bedrijf, zodat u alsnog een passende auto krijgt.

Special Lease registreert ook het kenteken van uw voertuig, de bijbehorende kosten, de plaats van aflevering, de huurperiode en de contactpersoon bij de onderneming. Special Lease deelt deze gegevens met uw werkgever voor de facturering.

Aanvullende dienstverlening

Schadeafhandeling

Het kan voorkomen dat u schade krijgt aan uw voertuig, mogelijk veroorzaakt door uzelf of door derden. In dat geval kan het nodig zijn de schade te laten herstellen en/of voor u vervangend vervoer te regelen. Als u schade hebt, moet u dit onmiddellijk melden bij onze DriverDesk. Wij registreren voor schadeafhandeling de volgende gegevens:

Uw naam, contactgegevens, voertuiggegevens, schadegegevens, gegevens over de aard en omvang van de schade (incl. foto’s van het voorval), informatie over eventuele andere inzittenden en getuigen en alle overige relevante informatie;
Relevante gegevens van eventuele derden die bij de schade betrokken zijn, zoals naam, verzekeringsmaatschappij en polisnummer, eventuele schadeclaims van deze derden;
Indien beschikbaar: getuigenverklaringen en/of een door de politie opgemaakt proces-verbaal.
Eventuele overige relevante gegevens die direct of indirect te maken hebben met de schade.

Wij kunnen relevante gegevens delen met betrokken verzekeringsmaatschappijen of andere betrokken partijen (zoals verhaalsbijstanddienst). Soms schakelt Special Lease een expertisebureau in om de schade te bepalen. Dan wordt met dit expertisebureau relevante informatie gedeeld ten behoeve van het onderzoek. Het schaderapport dat door dit expertisebureau wordt opgemaakt, wordt gedeeld met Special Lease. Ook kan Special Lease andere experts inschakelen die zij nodig acht voor afwikkelen van schade of claims (zoals een medisch of juridisch expert). Ook de terugkoppeling die Special Lease van deze experts terugkrijgt, legt Special Lease vast.

Pechhulp

Als u onderweg pech heeft, kan Special Lease pechhulp regelen. Wij hebben hiervoor contracten gesloten met derde partijen zoals gespecialiseerde pechhulpdiensten en sleepdiensten. Special Lease registreert bij pechhulp uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, het kenteken van uw voertuig en de plaats waar bijstand gevraagd en verleend wordt. Deze informatie deelt Special Lease met de derde partij die u bijstaat met uw pechhulp.

Vervangend vervoer

Bij schade, pech of diefstal kunt u onder bepaalde voorwaarden in aanmerking komen voor vervangend vervoer. Het verhuurbedrijf registreert dan uw naam, adres, woonplaats en gegevens van uw rijbewijs.

Diefstal van de auto

Bij diefstal van de auto onderzoeken wij de diefstal en kunnen wij relevante gegevens uitwisselen met een gespecialiseerd onderzoeksbureau en met de politie. Wij vragen indien nodig politierapporten op en registreren dit rapport.

Reparatie, onderhoud en banden

Veiligheid staat voorop. Het is daarom nodig dat er regelmatig reparatie-, onderhouds- en bandendiensten voor uw voertuig worden uitgevoerd. Hiervoor leggen wij uw naam, uw contactgegevens, uw e-mailadres, het kenteken, het merk, het model en de onderhoudsgeschiedenis van uw voertuig vast. Deze informatie delen wij met onze servicepartners. Special Lease voert namelijk niet zelf reparatie-, onderhouds- en bandendiensten uit. Zij schakelt hiervoor servicepartners in (zoals dealers/ garages, onderhoudsbedrijven, bandenwisselbedrijven). U kunt soms ook direct contact opnemen met een servicepartner. In dat geval verstrekt u zelf uw gegevens aan de servicepartner. De servicepartner koppelt de uitgevoerde werkzaamheden, de kosten daarvan, uw kilometerstand en uw naam en kenteken aan ons terug.

Verwerken van boetes voor verkeersovertredingen en –misdrijven en parkeerboetes

Parkeerboetes of boetes voor verkeersovertredingen of –misdrijven worden door de organisaties die daarmee zijn belast (zoals CJIB of gemeentes) doorgestuurd aan de kentekenhouder (Special Lease).

Special Lease zorgt voor tijdige betaling. Omdat u als leaserijder in ons systeem gekoppeld bent aan dit kenteken, belasten wij deze boetes direct aan u door. Bent u een zakelijke leaserijder en betaalt u niet tijdig, dan belasten wij de boete door aan uw werkgever. In dat geval sturen we ook de boete mee. Soms hebben wij met uw werkgever de afspraak gemaakt dat wij boetes direct doorbelasten aan uw werkgever. Ook als niet duidelijk is welke leaserijder aan een kenteken is gekoppeld, belast Special Lease de boete door aan de werkgever en stuurt daarbij ook de boete mee.

De regels over verkeers- of parkeerovertredingen kunnen anders zijn in andere landen. Soms zijn wij wettelijk verplicht gegevens over de leaserijder te verstrekken aan een bevoegde buitenlandse instantie. Dit kan politie zijn, maar bijvoorbeeld ook een gemeente. De buitenlandse instantie kan zich dan rechtstreeks tot u wenden om te achterhalen wie op dat bewuste moment de bestuurder van de auto was.

In voorkomende gevallen leggen wij de informatie vast die wij hebben ontvangen van de bevoegde instanties: het kenteken van het voertuig, de aard, de plaats en het tijdstip van de overtreding en de oplegde boete. Ook leggen wij de gegevens die wij hebben verstrekt aan de bevoegde instantie vast.

Tankpas

Als u een tankpas van Special Lease hebt gekregen, kunt u daarmee brandstof in een tankstation betalen. Voor de uitgifte van uw tankpas en het administreren van uw tankbeurten verwerkt Special Lease de volgende gegevens: uw e-mail, het nummer van uw tankpas, het kenteken van uw voertuig, de locatie van het tankstation, informatie over de brandstof, de kilometerstand en de bijbehorende kosten. De tankpas wordt door een derde partij uitgegeven en aan u verstrekt. Special Lease verstrekt aan deze derde partij alleen de noodzakelijke gegevens die nodig zijn om de pas aan u te kunnen uitgeven.

Website bezoek, cookies en social media

Special Lease verzamelt de gegevens die u invult op de website, als u bijvoorbeeld een contactformulier invult en verstuurt of als u via de website een klacht indient of suggestie heeft. Special Lease gebruikt Google Analytics om statistieken van onze websites te verzamelen en gedetailleerd weer te geven, om zo een duidelijk beeld te krijgen van onder andere de bezoekersstromen, verkeersbronnen en paginaweergaves. Aan de hand van deze informatie kan Special Lease eventuele reclamecampagnes of zelfs delen van de website aanpassen aan het gedrag van de bezoeker.

Op de website van Special Lease maken wij gebruik van cookies. Cookies zijn hele kleine tekstbestanden die uw computer ontvangt. Deze tekstbestanden worden vervolgens uitgelezen door een browser (bijvoorbeeld Chrome, Internet Explorer, Firefox of Safari) bij het openen van een internetpagina. Dankzij cookies hoeft u niet steeds dezelfde informatie in te voeren of te downloaden, als u bij ons terugkomt. Door cookies zien we ook hoe u onze site gebruikt en wat we nog kunnen verbeteren.

Wanneer u onze website bezoekt bevinden zich er diverse knoppen met betrekking tot social media apps (Facebook, LinkedIn en Twitter). Door op deze knoppen te klikken activeert u een directe link naar de server van het betreffende sociale netwerk. Dit betekent dat Facebook, LinkedIn of Twitter onafhankelijk data kan verzamelen, hiervoor zijn wij dan ook niet aansprakelijk.

Contactpersonen zakelijke relaties

Special Lease onderhoudt contacten met zakelijke relaties via contactpersonen. Van deze contactpersonen verwerken wij de naam en (zakelijke) contactgegevens.

Op bezoek bij Special Lease

Wanneer u Special Lease bezoekt, kunnen wij uw naam, het bedrijf waarvoor u werkt en eventuele contactgegevens registreren. Wij doen dit voor uw en onze veiligheid.

Solliciteren bij Special Lease

Gaat u solliciteren bij Special Lease? Dan verzamelt Special Lease diverse sollicitatiegegevens, zoals uw curriculum vitae en uw sollicitatiebrief of e-mail. Soms vragen wij ook getuigschriften en/of een Verklaring Omtrent Gedrag op te sturen en/of een assessment te laten doen waarvan wij –na uw toestemming- het rapport krijgen.

Marketing, enquêtes en reclame

Wij hebben graag tevreden klanten. Daarom versturen we enquêtes naar onze klanten en leaserijders waarin we feedback vragen over onder andere onze diensten en dienstverlening. Wij gebruiken hiervoor uw naam, uw adres, uw telefoonnummer en/of uw e-mailadres. Als u van ons geen enquêtes meer wilt ontvangen, kunt u zich afmelden door contact met ons op te nemen via de contactgegevens zoals opgenomen in dit Special Lease Privacy Statement.

Wij willen u ook graag op de hoogte houden van relevante informatie, zoals evenementen, speciale aanbiedingen of nieuws over (nieuwe) producten en diensten. Wij gebruiken hiervoor uw naam, uw adres, uw telefoonnummer, uw e-mailadres en/of uw interesses die wij al van u hebben of die u zelf hebt verstrekt voor dit doel. Wilt u geen nieuwsbrieven, tijdschriften of andere reclame van ons ontvangen, dan kunt u zich afmelden via de hiervoor bestemde links in onze e-mails of door contact met ons op te nemen via de contactgegevens in dit Special Lease Privacy Statement.

Naleving van wettelijke verplichtingen en bescherming van de bezittingen en belangen van Special Lease

Special Lease moet zich houden aan de wet. Dit betekent dat Special Lease uw persoonsgegevens (ook) kan verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Denk hierbij aan Sanctiewetgeving die ons verplicht klanten te toetsen tegen sanctielijsten of de verplichtingen die voortvloeien uit het hebben van het Keurmerk Private Lease (zoals het registeren in Bureau Krediet Registratie). Ook kan Special Lease verplicht zijn medewerking te verlenen aan een verzoek van een openbare of overheidsinstanties (binnen of buiten Nederland).

Daarnaast wil Special Lease ook haar eigen bezittingen en belangen beschermen. In dat kader kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken waar wij dat gepast en nodig vinden. Bijvoorbeeld (niet limitatief):

(a) ter uitvoering van ons acceptatiebeleid;
(b) in het kader van juridische procedures;
(c) om te zorgen voor betaling van onze facturen;
(d) om onze voorwaarden en andere toepasselijke beleidsopties af te dwingen;
(e) om ons anderszins in staat te stellen beschikbare rechtsmiddelen aan te wenden of onze schade te beperken.

Welke persoonsgegevens wij hierbij verwerken hangt af van de omstandigheden. Maar wij delen alleen die gegevens die nodig zijn voor het doel. Ook met wie wij persoonsgegevens delen hangt af van de omstandigheden. Zo zullen wij bij het uitblijven van een betaling onze vordering uit handen kunnen geven aan een door ons gecontracteerd incassobureau. In dat geval verstrekken wij het incassobureau de relevante gegevens van de vordering.

Een ander voorbeeld is dat wij uw kredietwaardigheid kunnen checken en/of ten behoeve van acceptatie (betaalde) (semi-)openbare bronnen kunnen raadplegen. Hierbij kunnen wij gebruik maken van systemen die worden aangeboden door hierin gespecialiseerde bedrijven. Op basis van de relevante persoonsgegevens (vaak uw naam, adres, woonplaats en geboortedatum) krijgen wij resultaten terug die wij vervolgens kunnen opslaan in uw dossier.

Portalen en apps voor leaserijders

Special Lease biedt verschillende portalen en apps aan leaserijders die verschillende functies hebben. Deze portalen en apps ondersteunen u als gebruiker met informatie over uw leaseauto en uw eigen persoonlijke gegevens. Ook kunt u eenvoudig schade melden of afspraken voor onderhoud en reparatie maken. Daarnaast kunt u ook contact op nemen met onze klantenservice of een boete nog betalen. Wij verstrekken u per e-email uw inloggegevens. Met deze gegevens kunt u dan zelf een account aanmaken voor toegang tot de portals en apps.

Ook een autofabrikant kan een app beschikbaar stellen voor de leaserijder. In sommige gevallen kan met deze app de auto worden bediend en kunnen wij uw naam en e-mailadres doorgeven aan de autofabrikant of leverende dealer, zodat de app op uw naam kan worden geactiveerd en u de auto kunt bedienen. Als u bij einde leasecontract de leaseauto inlevert, wordt de app weer gedeactiveerd.

Data uit navigatiesysteem en andere data die u zelf invoert

U bent zelf verantwoordelijk voor de data die u zelf invoert, zoals bijvoorbeeld bij het gebruik van het navigatiesysteem of bij het gebruik van uw aan de auto gekoppelde telefoon. Deze data blijft in de auto zichtbaar, totdat u deze data gewist heeft. Zorgt u er daarom voor dat u alle data wist, voordat u uw auto uitleent (als dit is toegestaan) of inlevert.

Geautomatiseerde besluitvorming

Special Lease kan gebruik maken van geautomatiseerde individuele beslissingen, omdat dit noodzakelijk is om te beoordelen of wij een overeenkomst met u kunnen aangaan. Als dat nodig is, berekenen wij een kredietscore van u. Deze score wordt op basis van volledig geautomatiseerde besluitvorming berekend. Hierbij worden (geautomatiseerd) externe kredietinformatiebronnen zoals het BKR geraadpleegd. De kredietscore gebruikt Special Lease om te besluiten of wij met u een overeenkomst kunnen aangaan. Bent u het niet eens met ons besluit of hebben wij uw aanvraag afgewezen en wilt u dat uw aanvraag opnieuw wordt beoordeeld door een medewerker? Dan kunt u dit kenbaar maken per e-mail of via het contactformulier.

Delen van persoonsgegevens met derden

Special Lease gaat vertrouwelijk om met persoonsgegevens en deelt uw persoonsgegevens daarom niet zomaar met derden. Als wij persoonsgegevens delen doen wij dat alleen voor zover dit relevant en noodzakelijk is.

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen binnen onze eigen groep (waaronder Daimler groepsvennootschappen). Wij delen persoonsgegevens met onze partners met wie wij samen onze dienstverlening uitvoeren. Ook kunnen wij uw persoonsgegevens delen met partnerondernemingen en andere ondernemingen die betrokken of ondersteunend zijn bij de verkoop en verlening van onze producten en diensten.

Voor zover deze derden uw persoonsgegevens namens ons verwerken, zullen wij onder contractuele voorwaarden afdoende maatregelen nemen om de veiligheid en integriteit van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Daarnaast kan Special Lease wettelijk verplicht zijn persoonsgegevens te delen met toezichthoudende, fiscale of onderzoeksinstellingen.

Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Indien doorgifte van uw gegevens plaatsvindt naar een land buiten de Europese Economische Ruimte zal Special Lease zich ervan vergewissen dat een afdoende beschermingsniveau wordt gewaarborgd, zodat de nodige maatregelen en relevante controleprocedures worden gehanteerd om de vertrouwelijkheid en beveiliging van uw gegevens te beschermen, en dat deze doorgifte in overeenstemming is met de geldende wetgeving op het gebied van gegevensbescherming.

Bewaartermijn van persoonsgegevens

Wettelijke bewaartermijn

Special Lease houdt zich aan de wettelijke bewaartermijnen. Dat betekent dat bepaalde informatie zoals contracten en facturen worden bewaard zolang dat wettelijk verplicht is.

Operational Lease en Rental

Als er geen sprake is van een wettelijke bewaartermijn, bewaart Special Lease uw persoonsgegevens in principe niet langer dan strikt noodzakelijk. Omdat wij uw gegevens hebben ontvangen om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren, hebben wij uw gegevens in ieder geval nodig zolang wij een lopende relatie met u hebben. Ook na einde van het contract kunnen wij uw gegevens nog nodig hebben, voor bijvoorbeeld de afhandeling van eventuele (verkeers)boetes en/of schademeldingen. Ook kunnen wij uw persoonsgegevens langer bewaren om onze juridische positie te beschermen, bijvoorbeeld bij geschillen of onderzoeken door verordenende instanties.

Special Lease kan uw persoonsgegevens gebruiken voor statistische of wetenschappelijke doeleinden. Alleen de daarvoor benodigde persoonsgegevens worden bewaard, zoals bijvoorbeeld uw postcode. Overige gegevens die wij hiervoor niet nodig hebben (zoals uw naam) worden geanonimiseerd.

Prospects

Hebt u een offerte opgevraagd, maar bent u geen klant geworden? Dan hebben wij uw gegevens niet meer nodig en bewaren wij deze niet langer. Na 2 jaar worden uw gegevens door ons verwijderd.

Sollicitanten

Hebt u gesolliciteerd bij Special Lease, maar bent u niet aangenomen? Alle sollicitatiegegevens worden tot 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard. Alleen indien u daarvoor toestemming heeft gegeven, kan Special Lease deze gegevens tot 1 jaar bewaren.

Bezoek aan ons kantoor

Bezoekersregistratie bewaren wij maximaal een maand.

Beveiliging van persoonsgegevens

Special Lease behandelt al uw persoonsgegevens als vertrouwelijk en neemt daarmee ook veiligheidsmaatregelen op technisch of organisatorisch gebied, om uw gegevens tegen verlies of onwettige verwerking te beschermen.

Uw persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld. Om die vertrouwelijkheid te waarborgen maakt Special Lease gebruik van de nodige technische en organisatorische maatregelen.

Special Lease heeft verschillende organisatorische en technische maatregelen genomen om te zorgen dat uw persoonsgegevens goed zijn beveiligd tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

Special Lease gebruikt hiervoor diverse beveiligingstechnieken waaronder beveiligde servers, firewalls en versleuteling, evenals de fysieke bescherming van de locaties waar persoonsgegevens worden bewaard.

Mocht u, ondanks alle genomen voorzorgsmaatregelen, toch een inbreuk op de beveiliging signaleren, dan verzoeken wij u hiervan zo spoedig mogelijk een melding te maken bij Athlon.

Uw rechten

Als u uw door ons verwerkte persoonsgegevens wilt inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, kunt u uw verzoek sturen naar de Driver Desk van Athlon.

Vermeld in uw verzoek zo duidelijk mogelijk welke actie u van ons verwacht en om welke persoonsgegevens het gaat. Wij kunnen uw verzoek alleen in behandeling nemen als u een kopie van een geldig legitimatiebewijs bijvoegt. Daarom verzoeken wij u om een kopie van uw legitimatiebewijs te uploaden. Vergeet daarbij niet om uw BSN en pasfoto onzichtbaar te maken. Wij hebben de kopie nodig om ons te beschermen tegen (identiteits)fraude. Wij handelen uw verzoek doorgaans af binnen 14 dagen. Als wij door omstandigheden meer tijd nodig hebben, dan informeren wij u hierover binnen de genoemde termijn. Wij proberen uw verzoek zo snel mogelijk te verwerken, en in ieder geval binnen de wettelijk toegestane termijn.

Wij kunnen niet altijd aan uw verzoek kunnen voldoen. Soms zijn wij wettelijk verplicht bepaalde gegevens te bewaren voor administratieve doeleinden of hebben wij uw gegevens nodig voor de afhandeling van een schadedossier. U kunt er op rekenen dat wij uw persoonsgegevens niet langer opslaan dan wettelijk verplicht of strikt noodzakelijk voor het doel waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben ontvangen.

Verder hebt u het recht kosteloos bezwaar te maken als u geen prijs stelt op informatie over onze producten en diensten die wij u van tijd tot tijd kunnen toesturen. Hiervoor kunt u een e-mail sturen aan het onderdeel van Special Lease waarmee u zaken doet, gebruikmaken van het adres dat u vindt in onze mailing aan u of door te klikken op ‘afmelden’ in de betreffende mail.

Ook als u gebruik wilt maken van uw recht om uw persoonsgegevens over te dragen aan uzelf of een derde partij, kunt u uw verzoek sturen naar de Driver Desk van Athlon.

Als u geen persoonsgegevens wilt verstrekken

Als wij van u of uw werkgever niet alle gevraagde persoonsgegevens ontvangen, kunnen wij mogelijk niet onze hele dienstverlening aan u verlenen.

Aanpassingen van het Privacy Statement Special Lease

Dit Privacy Statement Special Lease kan te allen tijden worden aangepast door Special Lease. Op onze website Special Lease.com vindt u altijd de meest recente versie. Door gebruik te maken van producten of diensten van Special Lease of door het invullen van uw gegevens op de website van Special Lease gaat u akkoord met het Privacy Statement Special Lease. U vindt het Privacy Statement Special Lease op onze website.

Contact

Wilt u contact met ons opnemen of heeft u vragen over het Privacy Statement Special Lease? Dan kunt u per e-mail of via het contactformulier contact met Athlon opnemen.